n8n in einem Satz.
Im Büro heißt das: Eine Mail kommt rein, und n8n holt Daten, fragt eine KI und legt ein Ticket an.
n8n nennt sich selbst „fair-code“. Der Quellcode ist öffentlich einsehbar. Er steht aber nicht unter einer klassischen Open-Source-Lizenz, sondern unter der Sustainable Use License. Sie erlaubt die Nutzung und Änderung für interne Zwecke im eigenen Unternehmen und für private oder nicht kommerzielle Zwecke. Einige Enterprise-Funktionen brauchen eine eigene Lizenz.
Trigger, Nodes, Aktion.
Jeder Workflow besteht aus Nodes, also Bausteinen, die du auf einer Fläche verbindest. Drei Arten reichen für den Anfang:
// 01 · TRIGGER
Der Auslöser
Startet den Workflow, wenn etwas passiert: neue Mail, neuer Eintrag, fester Zeitpunkt. In der Suche erkennst du Trigger am Blitz-Symbol.
// 02 · AKTION
Der Arbeitsschritt
Tut etwas in einem anderen System, etwa einen Datensatz anlegen.
// 03 · KERN
Die Logik
Eingebaute Nodes für Bedingungen, Zeitpläne und API-Aufrufe.
Dazu kommt der AI-Agent-Node. Er ist ein sogenannter Cluster-Node: An ihn hängst du ein Sprachmodell und mindestens ein Werkzeug. Der Agent entscheidet dann selbst, welches Werkzeug er für die Aufgabe aufruft. Modelle von OpenAI, Anthropic, Google und offene Modelle gehen laut Projektseite alle. Weil der Agent selbst entscheidet, sollte ein Mensch prüfen.
Ein Workflow in fünf Schritten.
Ein typischer Ablauf mit erfundenen Daten. Klick dich durch:
// Workflow Kundenservice
1. Mail kommt rein
Jede neue Mail im Service-Postfach startet den Workflow.
Von: jonas.albrecht@example.com Betreff: Rechnung doppelt abgebucht „Hallo, die Rechnung RE-2026-0412 wurde zweimal abgebucht …“
2. Pseudonymisieren
Auf dem eigenen Server werden Namen und Nummern durch Platzhalter ersetzt. Die Zuordnung bleibt dort.
[PERSON_1] schreibt: Die Rechnung [RECHNUNG_1] wurde zweimal abgebucht …
3. KI fasst zusammen
Nur der bereinigte Text geht an das Sprachmodell. Es fasst zusammen und schlägt eine Antwort vor.
Thema: Abrechnung · Dringlichkeit: mittel Vorschlag: Doppelte Abbuchung prüfen, Erstattung ankündigen.
4. Mensch gibt frei
Der Workflow hält an. Eine Person sieht den Vorschlag in Teams oder per Mail und entscheidet.
Freigabe angefragt bei: Team Abrechnung [ Freigeben ] [ Ablehnen ]
5. Antwort und Ticket
Erst jetzt kommen die echten Daten zurück, das Ticket entsteht und die Antwort geht raus.
Ticket #4711 angelegt · Antwort an Herrn Albrecht verschickt
Wie du so einen Ablauf von der Idee bis zur Freigabe planst, zeigt meine Anleitung Automatischen Ablauf mit Freigabe planen.
Der Mensch bleibt in der Schleife.
n8n hat dafür eine eigene Funktion: Human in the Loop. Du legst fest, dass ein KI-Agent bestimmte Werkzeuge nur nach Prüfung nutzen darf. Will der Agent eine Mail senden, hält der Workflow an und zeigt die geplanten Angaben. Gibt sie frei, läuft der Schritt. Lehnt sie ab, bricht n8n die Aktion ab und sagt dem Agenten, dass sie abgelehnt wurde.
Die Anfrage geht laut Doku unter anderem über den Chat von n8n, Microsoft Teams, Outlook, Gmail oder Slack.
Meine Faustregel
Lesen darf der Agent allein. Alles, was nach außen geht oder Daten ändert, braucht eine Freigabe.
Ich plane einen n8n-Workflow für [Aufgabe, z. B. eingehende Kundenmails].
Hilf mir, ihn in Trigger, Arbeitsschritte und Aktionen zu zerlegen.
Markiere jeden Schritt als „liest nur“ oder „ändert etwas / geht nach außen“.
Für jeden Schritt der zweiten Art: Wer soll freigeben, über welchen Kanal, und was passiert bei Ablehnung?
Personendaten sollen vor jedem KI-Schritt durch Platzhalter ersetzt werden. Zeig mir, an welcher Stelle das passiert.
Nutze keine echten Namen oder Kundendaten in deiner Antwort.Cloud oder selbst gehostet?
n8n gibt es in zwei Betriebsarten. Beide haben ihren Platz. Stand 01.11.2026 laut n8n:
Vollständig verwaltet. Keine Installation, n8n kümmert sich um Betrieb und Updates.
Die Daten der gehosteten Tarife liegen laut n8n in der EU, auf Servern in Frankfurt. Abgerechnet wird pro Durchlauf eines Workflows. Der kleinste Cloud-Tarif kostet 20 € pro Monat bei jährlicher Zahlung.
Gut für: schnelle Tests, kleine Teams ohne eigenen Server.
Auf deiner eigenen Infrastruktur. Die Community Edition liegt auf GitHub, du installierst sie etwa per Docker. Die Daten liegen dort, wo du hostest. Für Updates, Backups und Zugänge bist du selbst zuständig.
Gut für: sensible Daten und Pseudonymisierung auf demselben Server.
Ich bevorzuge für Büro-Abläufe den eigenen Server in Deutschland. Dort läuft auch meine EU-Schutzschicht, die Personendaten durch Platzhalter ersetzt, bevor eine Anfrage an Claude oder ChatGPT geht. Die Grundlagen dazu stehen unter KI und Datenschutz.
Keine Rechtsberatung
Ob ein Workflow mit Kundendaten so zulässig ist, klärst du mit deinem Datenschutzbeauftragten und, wo vorhanden, dem Betriebsrat. Pseudonymisierte Daten bleiben nach DSGVO personenbezogen.
Und Power Automate?
Ich arbeite mit beiden. Power Automate steckt tief in Microsoft 365. Auch dort hält die Aktion „Start and wait for an approval“ den Ablauf an, bis jemand per Outlook, Teams oder Portal antwortet.
| n8n | Power Automate | |
|---|---|---|
| Betrieb | Cloud oder eigener Server | Cloud-Dienst von Microsoft |
| Freigabe | Human in the Loop für Agenten-Werkzeuge, viele Kanäle | Approvals per Outlook, Teams oder Portal |
| Passt, wenn | ihr Daten bewusst auf eigenem Server halten wollt | euer Team ohnehin in Microsoft 365 lebt |
Meine Einschätzung: Liegt alles in Microsoft 365, ist Power Automate oft der kürzere Weg. Willst du Modelle frei wählen, ist n8n stark. Mehr Abläufe findest du unter Automatisierung und Agenten.
Teste dein Wissen.
// Kurz prüfen
1. Was startet einen Workflow in n8n?
Wähle eine Antwort.
Nicht ganz. Gestartet wird immer über einen Trigger. Aktionen und Agenten kommen danach.
Richtig. Der Trigger reagiert auf ein Ereignis, etwa eine neue Mail oder einen Zeitpunkt.
Nicht ganz. Gestartet wird immer über einen Trigger. Aktionen und Agenten kommen danach.
// Kurz prüfen
2. Der KI-Agent will eine Mail an einen Kunden senden. Was ist die beste Einstellung?
Wähle eine Antwort.
Nicht ganz. Ohne Werkzeuge kann der Agent nichts tun, ohne Freigabe geht ungeprüfter Text raus. Die Freigabe ist der Mittelweg.
Richtig. Alles, was nach außen geht, prüft ein Mensch. Lesen darf der Agent allein.
Nicht ganz. Ohne Werkzeuge kann der Agent nichts tun, ohne Freigabe geht ungeprüfter Text raus. Die Freigabe ist der Mittelweg.
Quellen bei n8n.
- n8n auf GitHub (README und Lizenz) · Stand 01.11.2026
- Sustainable Use License (LICENSE.md)
- Choose n8n: Cloud oder selbst gehostet · Stand 01.11.2026
- Node-Typen: Trigger, Aktion, Kern, Cluster
- AI Agent Node
- Human in the Loop für KI-Werkzeuge
- n8n Preise und Hosting · Stand 01.11.2026
- Power Automate Approvals (Microsoft Learn) · Stand 29.10.2026