Stand 01.11.2026. Beispiele sind erfunden. Welche Funktionen du siehst, hängt von deiner Workspace-Edition und den Einstellungen deiner Organisation ab.
Gemini in Kürze.
Gemini in Gmail und Docs.
Mit einem Google-Workspace-Konto öffnest du Gemini in einer Seitenleiste: in Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive und Chat. Dort fragst du direkt zu der Mail oder dem Dokument, das gerade offen ist.
Typisch sind „Help me write“ für Entwürfe und „Proofread“ zum Korrekturlesen. Beides gibt es laut Google schon ab Business Starter. Andere Funktionen, etwa Hilfe bei der Terminplanung, erst ab Business Standard. Welche Funktion in welcher Edition steckt, ändert sich. Schau in die Tabelle in der Google-Hilfe.
- Seitenleiste öffnen. In Gmail oder Docs auf das Gemini-Symbol klicken.
- Konkret fragen. Zum Beispiel: „Fasse diese Mail-Kette in drei Punkten zusammen und nenne offene Fragen.“
- Ergebnis prüfen. Namen, Zahlen und Termine mit dem Original abgleichen, bevor du etwas übernimmst.
- Selbst freigeben. Gemini macht einen Entwurf. Absenden oder teilen tust du.
Gems, Notebook und Recherche.
// GEMS → SKILLS
Eigene Helfer
Ein Gem ist ein Gemini mit festen Anweisungen und eigenen Dateien. Google ersetzt Gems gerade durch Skills: wiederverwendbare Anweisungen nach dem offenen Standard SKILL.md, die du auch kombinieren kannst. Private Konten wechseln ab November 2026. In Workspace-Firmenkonten laufen Gems frühestens bis 1. März 2027 weiter. Bestehende Gems werden zu Skill-Entwürfen, die du prüfen und aktivieren musst.
// GEMINI NOTEBOOK
Fragen an eigene Unterlagen
Früher hieß es NotebookLM, seit Juli 2026 Gemini Notebook. Du lädst Unterlagen hoch und stellst Fragen dazu, etwa zu einem Handbuch oder einer Richtlinie. Notebooks lassen sich auch in der Gemini-App öffnen.
// DEEP RESEARCH
Recherche mit Bericht
Gemini erstellt erst einen Plan, den du ändern kannst. Dann sucht es, standardmäßig mit der Google-Suche, auf Wunsch auch in Gmail und Drive. Nach etwa 5 bis 10 Minuten liegt ein Bericht vor, den du nach Docs exportierst. Pro Tag gibt es ein Limit.
Bei Deep Research gilt: Der Bericht klingt fertig, ist aber ein Entwurf. Ich öffne mindestens drei der genannten Quellen selbst, bevor ich eine Zahl weitergebe.
Welche Aufgabe passt?
// Welche Aufgabe passt?
Passt gut, in Gmail
Öffne die Kette und lass dir in der Seitenleiste die Kernpunkte und offenen Fragen zeigen. Das läuft in eurem Firmenkonto, mit dessen Regeln.
Passt gut, mit Help me write
Gib Stichpunkte und Ton vor. Lies den Entwurf ganz durch, bevor du sendest.
Passt, mit Deep Research
Formuliere die Frage eng, prüf den Plan und ergänze, was fehlt. Kontrolliere wichtige Zahlen an der Quelle.
Passt gut, mit Gemini Notebook
Lade das Handbuch in ein Notebook. Dann fragst du zum Beispiel: „Was gilt bei Reisekosten über 500 Euro?“
Lieber nicht
Ein privates Google-Konto hat andere Regeln als euer Workspace. Kundendaten gehören dort nicht hinein. Wenn überhaupt, dann pseudonymisiert, siehe EU-Schutzschicht.
Privat oder Firma: der Unterschied.
| Privates Google-Konto | Workspace-Konto der Firma | |
|---|---|---|
| Training | Mit „Keep Activity“ aus gehen künftige Chats nicht ins Training, außer du gibst Feedback. | Ohne Erlaubnis kein Training außerhalb eurer Organisation. |
| Menschliche Prüfung | Möglich. Geprüfte Chats bleiben bis zu drei Jahre gespeichert, auch wenn du sie löschst. | Laut Google keine Prüfung durch Menschen ohne Erlaubnis. |
| Temporäre Chats | Bleiben 72 Stunden im Konto. | Den Schalter „Keep Activity“ kann nur eure Verwaltung ändern. |
Für die Arbeit nutze ich deshalb nur das Firmenkonto, nie das private. Personendaten ersetze ich trotzdem vorher durch Platzhalter. Mehr dazu unter KI und Datenschutz.
Keine Rechtsberatung
Ob ihr Gemini mit Kundendaten nutzen dürft, hängt von eurem Vertrag mit Google und dem Zweck ab. Klär das mit deinem Datenschutzbeauftragten oder Betriebsrat.
Ein Prompt für die Seitenleiste.
Fasse diese Mail-Kette für mich zusammen:
1. Worum geht es, in zwei Sätzen?
2. Wer erwartet was von mir, bis wann?
3. Welche Fragen sind noch offen?
Entwirf danach eine kurze Antwort im Ton [freundlich, sachlich].
Nenne keine Fakten, die nicht in den Mails stehen.Kurz prüfen.
// Kurz prüfen
1. Wie heißt NotebookLM heute?
Wähle eine Antwort.
Richtig. Google hat NotebookLM im Juli 2026 in Gemini Notebook umbenannt.
Nicht ganz. Gems und Deep Research sind andere Funktionen. NotebookLM heißt jetzt Gemini Notebook.
Nicht ganz. Gems und Deep Research sind andere Funktionen. NotebookLM heißt jetzt Gemini Notebook.
// Kurz prüfen
2. Was passiert mit deinen Gems?
Wähle eine Antwort.
Nicht ganz. Gems gehen nicht verloren. Google macht daraus Skill-Entwürfe, die du aktivierst.
Richtig. Google wandelt Gems in Skill-Entwürfe um. Privat ab November 2026, in Firmenkonten frühestens ab März 2027.
Nicht ganz. Gems gehen nicht verloren. Google macht daraus Skill-Entwürfe, die du aktivierst.
Gemini im Vergleich.
Arbeitet dein Team in Google Workspace, ist Gemini der kürzeste Weg, weil es in Gmail und Docs schon da ist. Für lange Dokumente lohnt der Blick auf Claude, für Datenanalyse auf ChatGPT. Und was das Haus nicht verlassen darf, gehört auf ein lokales Modell.
// OPENAI
ChatGPT im Büro
Texte, Projekte, Datenanalyse und Dokumente mit ChatGPT Work.
// ANTHROPIC
Claude im Büro
Lange Dokumente, Artifacts, Skills und die Desktop-App.
// LOKAL
Lokale KI
Ein Modell auf deinem eigenen Rechner. Nichts verlässt das Haus, dafür ist es schwächer.
Nachlesen und selbst prüfen.
- Google Workspace Hilfe: Google Workspace with Gemini · abgerufen 01.11.2026
- Google Docs Hilfe: Get started with Google Workspace with Gemini
- Gemini Hilfe: Use Gems in Gemini Apps · abgerufen 01.11.2026
- Workspace Updates: Skills in the Gemini app and Workspace, what’s next for Gems · 30.09.2026, Update 13.10.2026
- Gemini Hilfe: About the transition from Gems to skills
- Google Blog: NotebookLM heißt jetzt Gemini Notebook · 16.07.2026
- Gemini Hilfe: Use Deep Research in Gemini Apps · abgerufen 01.11.2026
- Gemini Apps Privacy Hub · abgerufen 01.11.2026
- Generative AI in Google Workspace Privacy Hub