Die Arbeit ist besprochen.
Das Angebot noch nicht.
Erfundene Geschichte, typische Aufgabe: Jana führt einen Malerbetrieb. Für ein Treppenhaus soll sie ein Angebot vorbereiten.
- Beim Aufmaß
Die Flächen stehen im Handy, Hinweise auf dem Aufmaßblatt. Zwei Risse sind markiert. Beim Geländer steht nur: „schleifen und lackieren, Farbton offen“.
- Zurück im Büro
Jana sucht passende Leistungen und aktuelle Preise heraus. Aus knappen Notizen müssen verständliche Positionen werden. Dabei fällt ihr auf: Für einige Arbeiten fehlen Angaben.
- Vor dem Versand
Der Text ist fertig, die Prüfung noch nicht. Jana gleicht jede Position mit dem Aufmaß ab, klärt die offenen Fragen und kontrolliert die Berechnung.
Die KI soll hier ordnen, formulieren und nachfragen. Rechnen übernimmt Excel. Entscheiden bleibt bei Jana.
Warum sich ein Blick auf die Büroarbeit lohnt.
Die Belastung durch Bürokratie ist im Handwerk dokumentiert. An einer ZDH-Befragung im ersten Quartal 2023 beteiligten sich 10.630 Betriebe. Laut den gewichteten Ergebnissen berichteten 74 Prozent von einem gestiegenen Bürokratieaufwand in den vorangegangenen fünf Jahren. Für 58 Prozent wurde die Selbstständigkeit im Handwerk durch diese Belastung zunehmend unattraktiv. Zur ZDH-Sonderumfrage „Bürokratiebelastung im Handwerk“.
Das beschreibt die damalige Bürokratiebelastung. Die Befragung misst weder die Dauer der Angebotserstellung noch die Wirkung von KI auf diesen Ablauf. Auch ein Umsatzverlust durch verspätete Angebote lässt sich daraus nicht ableiten.
Für deinen Betrieb zählt deshalb der eigene Vergleich: Wie viel Zeit brauchst du vom vollständigen Aufmaß bis zum geprüften Angebot? Und warum werden Angebote abgelehnt? Halte über ein Quartal fest, welche Gründe Kunden tatsächlich nennen. „Unbekannt“ bleibt ein eigener Eintrag, keine vermutete Absage wegen einer langen Wartezeit.
Mit und ohne KI.
Ein Beispiel zum Nachrechnen.
Wir nehmen für die folgende Rechnung an, dass ein Betrieb acht vergleichbare Angebote pro Woche erstellt. Ohne KI dauert ein Angebot insgesamt 120 Minuten, mit KI-Unterstützung 45 Minuten. In beiden Werten sind Vorbereitung, Korrekturen und abschließende Prüfung enthalten.
Alle Werte sind frei gewählte Rechenannahmen. Sie sind keine erhobenen Branchendurchschnitte und kein Versprechen für deinen Betrieb. Die Werte entsprechen der Vorbelegung im Rechner weiter unten.
| Kennzahl | Ohne KI im Beispiel | Mit KI im Beispiel |
|---|---|---|
| Angebote pro Woche | 8 | 8 |
| Gesamter Aufwand pro Angebot | 120 Minuten | 45 Minuten |
| Aufwand pro Woche | 16 Stunden | 6 Stunden |
| Aufwand in vier Wochen | 64 Stunden | 24 Stunden |
| Weniger Aufwand in vier Wochen | 40 Stunden | |
So entsteht das Ergebnis.
120 minus 45 Minuten ergibt 75 Minuten Unterschied pro Angebot. Bei acht Angeboten sind das 600 Minuten oder 10 Stunden pro Woche. Mit vier Wochen gerechnet entstehen 40 Stunden weniger Aufwand pro Monat. Das entspricht fünf Arbeitstagen mit jeweils acht Stunden.
Wenn du für eine interne Betrachtung zusätzlich einen frei gewählten Wert von 50 Euro je Stunde ansetzt, entsprechen diese 40 Stunden einem rechnerischen Zeitwert von 2.000 Euro. Das ist keine automatisch eingesparte Ausgabe und kein zusätzlicher Umsatz. Ob daraus ein wirtschaftlicher Vorteil entsteht, hängt davon ab, wie du die Zeit nutzt und welche Kosten für Einrichtung, Pflege und Nutzung hinzukommen.
Was die Rechnung noch nicht zeigt.
Ein schnellerer Entwurf bedeutet nicht automatisch, dass das Angebot früher beim Kunden ankommt. Fehlende Angaben, Rückfragen und deine Freigabe können den Versand weiterhin verzögern. Ebenso wenig garantiert KI vollständige Positionen oder mehr Zusagen.
| Kennzahl | So vergleichst du sinnvoll |
|---|---|
| Durchlaufzeit | Miss vom Eingang der vollständigen Unterlagen bis zum Versand. Nutze mit und ohne KI denselben Start- und Endpunkt. |
| Übersehene oder falsche Positionen | Notiere Fehler, die bei der Prüfung und erst später auffallen. Ein fehlerfreier Entwurf ist kein Automatismus. |
| Annahmequote | Teile Zusagen durch alle Angebote mit abgeschlossener Entscheidung. Erfasse offene Angebote separat. Preis, Auftragsart und Kundensituation können das Ergebnis ebenfalls beeinflussen. |
| Zusätzliche Kapazität | Halte fest, ob du die frei gewordene Zeit für andere Aufgaben oder weitere passende Anfragen nutzen konntest. |
Starte mit drei möglichst vergleichbaren Angeboten je Arbeitsweise. Das ist eine erste Orientierung, noch kein belastbarer Nachweis für den gesamten Betrieb. Notiere den Prüfaufwand mit und rechne danach mit deinen eigenen Werten.
Wie ich den Nutzen einordne.
Meine Einschätzung für diesen Ablauf. Eine Entscheidungshilfe, keine gemessene Rangliste. Gewerk, Unterlagen und Angebotsvolumen machen den Unterschied.
- Zeitgewinn: bei wiederkehrenden Angeboten gut prüfbar.Wenn du ähnliche Leistungen regelmäßig neu zusammenstellst, kann die KI beim Ordnen und Formulieren helfen. Ob sich das lohnt, erkennst du am gesamten Aufwand einschließlich der Korrekturen.
- Kosten: freie Zeit ist noch keine gesparte Rechnung.Berücksichtige Einrichtung, laufende Nutzung, Schulung und Pflege des Leistungsverzeichnisses. Ein wirtschaftlicher Vorteil entsteht etwa dann, wenn tatsächlich bezahlte Zusatzarbeit entfällt oder die Kapazität sinnvoll genutzt wird.
- Einstieg: mit einer gepflegten Grundlage überschaubar.Ein erster Versuch mit erfundenen Daten braucht keine vollständige Automatisierung. Für den betrieblichen Einsatz gehören geprüfte Unterlagen, ein freigegebener Zugang und klare Zuständigkeiten dazu. Eine feste Einrichtungsdauer lässt sich daraus nicht versprechen.
- Wirtschaftlichkeit: im eigenen Betrieb nachweisen.Vergleiche Qualität und Zeitaufwand bei ähnlichen Aufträgen. Stelle den tatsächlich nutzbaren Entlastungen die zusätzlichen Kosten gegenüber. Eine höhere Annahmequote allein beweist nicht, dass KI die Ursache war.
- Zusammenarbeit: gemeinsame Regeln und aktuelle Dateien.Wenn mehrere Menschen Angebote vorbereiten, braucht ihr ein gültiges Leistungsverzeichnis, geregelte Zugriffe und eine eindeutige Freigabe. Gemeinsame Vorlagen oder Assistenten können unterstützen, müssen aber gepflegt und getestet werden.
Was die KI dabei wirklich tut.
Ein Sprachmodell erzeugt Text anhand gelernter Muster und des bereitgestellten Kontexts. Das kann beim Ordnen und Formulieren helfen. Es garantiert weder richtige Zuordnungen noch vollständige Angebote.
Für diesen Ablauf trennst du deshalb Textarbeit und Berechnung. Die KI darf Formeln vorbereiten. Die Rechnung selbst läuft in Excel und wird von dir geprüft.
- Deine NotizenMaße, Arbeiten und Hinweise.
- Die KI ordnetPositionen und offene Fragen.
- Excel rechnetMit sichtbaren Formeln.
- Du gibst freiFachlich prüfen und entscheiden.
Mit welcher KI arbeitest du?
Die drei Lernstufen orientieren sich an Microsoft 365 Copilot. Entscheidend ist, dass dein Betrieb das Werkzeug und die verwendeten Daten dafür freigegeben hat.
Warum hier Copilot zuerst?
Wenn du bereits mit Word und Excel arbeitest, lässt sich der Ablauf an diesen Dokumenten üben. Prüfe vorab, welche Copilot-Funktionen dein Konto und eure Organisation erlauben. Ein Chat-Zugang bedeutet nicht automatisch Zugriff auf alle App- und Agentenfunktionen.
Menüs, Dateiauswahl und Funktionen hängen von App, Lizenz und Konfiguration ab. Nutze zum Einstieg das erfundene Beispiel.
Ausprobieren.
Aus deinen Notizen wird ein erster Entwurf.
Lege eine übersichtliche Tabelle mit Leistung, Einheit und Einzelpreis netto an. Für den Versuch verwendest du erfundene Werte. Öffne Word und dort Copilot, wenn die Funktion für dich verfügbar ist.
- Stelle das Leistungsverzeichnis als Referenz bereit. Die Dateiauswahl kann in Word über „/“ erfolgen, sofern dein Zugang sie anbietet.
- Wähle die Datei tatsächlich aus. Ein getippter Dateiname allein stellt keine Verbindung her. Alternativ fügst du eine kurze, freigegebene Beispieltabelle direkt ein.
- Füge den Auftrag und deine anonymisierten Notizen ein. Kontrolliere anschließend jede Zuordnung.
Du hilfst [Betrieb], ein Angebot für Malerarbeiten vorzubereiten. Nutze nur Leistungen, Einheiten und Einzelpreise aus dem bereitgestellten Leistungsverzeichnis. Erstelle aus den Aufmaß-Notizen eine Tabelle: Position, Leistung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto. Rechne keine Summen. Das übernimmt Excel. Übernimm nur ausdrücklich genannte Mengen. Erfinde keine Preise oder Leistungen. Wenn eine Zuordnung unklar ist, frage nach. Liste fehlende Angaben unter „Offene Punkte“. Ergänze vermutete Arbeiten nicht eigenständig. Leistungsverzeichnis: [Datei auswählen oder freigegebene Tabelle einfügen] Aufmaß-Notizen: [Notizen hier einfügen]
Damit kannst du üben.
Deine Notizen
Treppenhaus, Erdgeschoss bis 2. Obergeschoss Wände ca. 62 m², Risse an zwei Stellen Decken ca. 24 m² Holzgeländer ca. 9 lfm, schleifen und lackieren Wände und Decken weiß Farbton Geländer noch offen
Erfundene Angaben. Kein Name, keine Adresse.
| Pos. | Leistung | Menge | Einheit | EP netto |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Boden und Fenster abdecken und schützen | 1 | psch | 180,00 € |
| 2 | Untergrund vorbereiten, Risse schließen | 62 | m² | 6,50 € |
| 3 | Tiefgrund auftragen | 62 | m² | 2,80 € |
| 4 | Wände zweimal streichen, Dispersion weiß | 62 | m² | 9,80 € |
| 5 | Decken zweimal streichen, Dispersion weiß | 24 | m² | 11,20 € |
| 6 | Holzgeländer schleifen und lackieren | 9 | lfm | 38,00 € |
Beispielpreise, frei erfunden. Redaktioneller Beispielentwurf, keine dokumentierte Copilot-Ausgabe.
Die Notizen belegen weder eine pauschale Abdeckung noch Tiefgrund auf der gesamten Fläche. Auch „Risse an zwei Stellen“ rechtfertigt allein keine flächige Rissbearbeitung. Solche Positionen darfst du nicht ungeprüft übernehmen.
Offene Punkte: Welche Untergrundvorbereitung ist erforderlich? Welche Flächen sind zu schützen? Wird ein Podest gebraucht? Welchen Farbton soll das Geländer erhalten?
Verbessern.
Fachlich klären. Mit Formeln nachrechnen.
Bevor du rechnest, klärst du die offenen Fragen. Für die folgende Übung nehmen wir ausdrücklich an, dass Jana die aufgeführten Leistungen und Mengen nach einer fachlichen Prüfung bestätigt hat. Die Tabelle aus Stufe 1 ist dafür allein kein Beleg.
- Übertrage die bestätigten Positionen nach Excel und formatiere den Bereich als Tabelle.
- Lass Copilot, sofern verfügbar, die Formeln ergänzen. Alternativ setzt du die Formeln selbst.
- Kontrolliere Zellbezüge, Mengen, Einheiten und Preise. Prüfe auch die teuersten Positionen gezielt gegen dein Aufmaß.
- Lass dir die Formeln erklären und kläre verbleibende Unstimmigkeiten vor der Freigabe.
Ergänze in dieser Excel-Tabelle eine Spalte „Gesamtpreis netto“. Verwende je Position eine Formel: Menge mal Einzelpreis netto. Ergänze Formeln für Nettosumme, 19 % Mehrwertsteuer und Bruttobetrag. Der Steuersatz gilt nur für dieses erfundene Übungsbeispiel. Berechne keine Summen im Chat. Lass Excel die Formeln ausführen. Trage keine festen Ergebniswerte ein. Ändere keine Mengen und Einzelpreise. Markiere fehlende oder nicht numerische Werte als offene Punkte. Erkläre die eingefügten Formeln kurz.
Im echten Angebot verwendest du den für deinen Auftrag zutreffenden Steuersatz. Die folgende Rechnung ist ausschließlich ein Übungsbeispiel.
| Pos. | Leistung | Menge | Einheit | EP netto | GP netto |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Boden und Fenster abdecken und schützen | 1 | psch | 180,00 € | 180,00 € |
| 2 | Untergrund vorbereiten, Risse schließen | 62 | m² | 6,50 € | 403,00 € |
| 3 | Tiefgrund auftragen | 62 | m² | 2,80 € | 173,60 € |
| 4 | Wände zweimal streichen, Dispersion weiß | 62 | m² | 9,80 € | 607,60 € |
| 5 | Decken zweimal streichen, Dispersion weiß | 24 | m² | 11,20 € | 268,80 € |
| 6 | Holzgeländer schleifen und lackieren | 9 | lfm | 38,00 € | 342,00 € |
| Nettosumme | 1.975,00 € | ||||
| 19 % MwSt. im Beispiel | 375,25 € | ||||
| Bruttobetrag | 2.350,25 € | ||||
Die Berechnung nachvollziehen
Bei dieser Spaltenfolge steht in F2 die Formel =C2*E2. Übertrage sie bis F7. Nettosumme: =SUMME(F2:F7). Beispielsteuer: =F8*19%. Bruttobetrag: =F8+F9. Zellbezüge an deine tatsächliche Tabelle anpassen.
Prüfe den Entwurf gegen meine Aufmaß-Notizen und das bereitgestellte Leistungsverzeichnis. Rechne keine Summen und ändere keine Preise. Liste widersprüchliche Angaben, unklare Zuordnungen und möglicherweise fehlende Leistungen aus dem Verzeichnis auf. Begründe jeden Hinweis mit den bereitgestellten Unterlagen. Ergänze nichts eigenständig. Was sich nicht belegen lässt, bleibt eine offene Frage.
Übernehmen.
Aus dem Versuch wird ein wiederholbarer Ablauf.
Wenn der Versuch funktioniert, speicherst du die bewährten Regeln. Falls Agent Builder in deiner Microsoft-365-Umgebung freigegeben ist, kannst du daraus einen eigenen Angebots-Assistenten vorbereiten.
- Erstelle im Agent Builder einen Agenten und hinterlege die Anweisungen unten.
- Füge das aktuelle Leistungsverzeichnis als Wissensquelle hinzu. SharePoint und OneDrive werden unterstützt; Verfügbarkeit und Nutzungsbedingungen hängen vom Zugang ab.
- Teste mit einem erfundenen Aufmaß. Lass bewusst eine Menge weg und nenne eine Leistung, die nicht im Verzeichnis steht.
- Prüfe, ob der Agent nachfragt. Die Anweisung „nur mein Verzeichnis“ ist keine technische Garantie gegen falsche Ergänzungen.
Du bist der Angebots-Assistent für [Betrieb], einen Malerbetrieb. Verwende ausschließlich das aktuelle, von mir bereitgestellte Leistungsverzeichnis. Erstelle aus Aufmaß-Notizen eine Tabelle: Position, Leistung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto. Rechne keine Summen. Das übernimmt Excel. Übernimm nur ausdrücklich genannte Mengen. Erfinde keine Preise und ergänze keine Leistungen eigenständig. Liste fehlende oder widersprüchliche Angaben unter „Offene Punkte“ und frage nach. Weise auf möglicherweise passende Leistungen aus dem Verzeichnis hin, ohne sie automatisch ins Angebot aufzunehmen. Formuliere kurze, sachliche Leistungstexte in der Sie-Form. Kennzeichne jede Ausgabe als Entwurf zur fachlichen Prüfung.
Ohne Agent Builder kannst du denselben Auftrag als Textvorlage wiederverwenden. Stelle bei jedem Versuch das aktuelle Verzeichnis bereit.
- Anfrage lesenLeistungen und Fragen erfassen.
- Entwurf erstellenKI ordnet die Notizen.
- In Excel prüfenFormeln und Eingaben kontrollieren.
- Antwort vorbereitenDu prüfst und versendest.
Lege fest, wer Preise aktualisiert und welche Datei gültig ist. Ein erkennbarer Versionsstand verhindert, dass du versehentlich mit einer alten Grundlage arbeitest.
Und mit einer anderen KI?
Die Aufgabenverteilung bleibt gleich: Die KI entwirft, die Tabelle rechnet, du prüfst. Nutze für Vergleiche dieselben erfundenen Notizen und dieselbe Preisliste.
- ChatGPT
Stelle den Auftrag und das Verzeichnis im freigegebenen Zugang bereit. Eine kurze Beispieltabelle kannst du direkt als Text einfügen.
Prüfe jede Preisübernahme und Zuordnung. Ein überzeugender Text belegt keine fachliche Richtigkeit.
- Claude
Arbeite mit denselben Unterlagen und bitte um eine Begründung für unklare Zuordnungen.
Vergleiche die Antwort mit dem Verzeichnis. Auch ausführliche Begründungen können falsch sein.
- Gemini
Nutze denselben Auftrag. Wenn ihr in Google Workspace arbeitet, kannst du den geprüften Text in Docs und die Berechnung in Sheets weiterbearbeiten.
Prüfe, welche Datei tatsächlich bereitgestellt wurde. Leite einen Zugriff auf Drive nicht allein aus dem Namen des Werkzeugs ab.
- Grok
Vergleiche mit erfundenen Werten, welche Leistungen zugeordnet und welche Rückfragen gestellt werden.
Für betriebliche Unterlagen zuerst Freigabe und Bedingungen klären. Mehr ergänzte Positionen bedeuten nicht automatisch ein besseres Angebot.
- Lokale KI
Teste den Auftrag mit einem auf deinem Rechner betriebenen Modell und einer lokalen Anwendung.
Prüfe die Konfiguration: Cloud-Funktionen, externe Schnittstellen oder Telemetrie können Daten übertragen. „Lokal“ allein ist keine Datenschutzgarantie.
Mit den passenden Daten anfangen.
- Für die Übung reichen erfundene Angaben.Maße, Leistungen und Platzhalter genügen. Namen und Adressen gehören nicht in dieses Beispiel.
- Auch deine Preisliste ist eine betriebliche Information.Nutze echte Unterlagen nur in einer dafür freigegebenen Umgebung. Kläre, welche Inhalte du verwenden darfst.
- Vor dem echten Einsatz Zuständigkeiten klären.Stimme mit eurer zuständigen Stelle ab, welche Daten, Kontoeinstellungen und vertraglichen Voraussetzungen für euren Ablauf erforderlich sind.
Keine Rechtsberatung und keine pauschale Freigabe für Kundendaten.
Lohnt sich das?
Rechne mit deinen Zahlen.
Miss bei vergleichbaren Angeboten den gesamten Aufwand: Unterlagen vorbereiten, Entwurf erstellen, korrigieren und prüfen. Trage anschließend deine eigenen Werte ein.
Vorbelegt mit Beispielwerten. Trag deine eigenen ein. Einschließlich Vorbereitung und Prüfung.
Wie wird gerechnet?
Angebote pro Woche × 4 × (Minuten heute minus Minuten mit KI) ÷ 60. Das Ergebnis wird auf ganze Stunden gerundet und nicht kleiner als null angezeigt. Arbeitstage entsprechen den angezeigten Stunden geteilt durch acht. Vier Wochen sind eine vereinfachte Monatsannahme.
Drei Stolpersteine.
- Die KI ergänzt mehr, als du gesagt hast.Eine plausible Leistung ist noch keine beauftragte Leistung. Vergleiche den Entwurf mit den Notizen und kläre jede Ergänzung.
- Die Formel stimmt, die Eingabe nicht.Excel rechnet auch mit einer falschen Menge korrekt. Deshalb prüfst du die Ausgangswerte genauso sorgfältig wie die Zellbezüge.
- Die Preise sind nicht mehr aktuell.Der Assistent kann mit einer veralteten Datei arbeiten. Kontrolliere den Stand, bevor du den nächsten Entwurf beginnst.
Passt das zu deinem Betrieb?
Gut zum Ausprobieren, wenn
- du regelmäßig ähnliche Angebote vorbereitest,
- dein Leistungsverzeichnis gepflegt ist,
- du Zeit für eine sorgfältige Prüfung einplanst.
Bereite zuerst die Grundlage vor, wenn
- deine Preise auf verschiedene Dateien verteilt sind,
- Leistungen und Einheiten unklar beschrieben sind,
- niemand die Ergebnisse fachlich prüfen kann.
Was ist hängen geblieben?
Jetzt dein eigener Versuch.
Nimm die Struktur eines abgeschlossenen Auftrags und ersetze die Angaben durch erfundene Werte. Lass einen Entwurf erstellen und vergleiche ihn mit deinem erwarteten Ergebnis.
Notiere, was richtig zugeordnet wurde, welche Fragen fehlten und wie viel Korrektur nötig war. Erst danach entscheidest du, ob du den Ablauf unter euren betrieblichen Voraussetzungen weiter erprobst.